Regulamin Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych
1. Wszelkie terminy pisane w Regulaminie Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (dalej: „Regulamin”) z wielkiej litery mają znaczenie nadane im w Umowie Powierzenia zawartej pomiędzy Meest, a Partnerem (dalej: „Umowa Powierzenia”), chyba że Regulamin wyraźnie stanowi inaczej.
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Danych Osobowych, chodzi o dane określone w Załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia.
3. Regulamin określa szczegółowe zasady przetwarzania Danych Osobowych powierzonych Partnerowi przez Meest, niezależnie od tego, czy Meest działa jako Administrator, czy jako Procesor lub Subprocesor.
4. Partner zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z:
a) Aktami Prawnymi,
b) postanowieniami Umowy Powierzenia,
c) Regulaminem,
d) wszelkimi wytycznymi przekazanymi przez Meest.
1. Dane Osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług określonych w Umowie Partnerskiej, w szczególności:
a) przyjmowaniei wydawanie Przesyłek,
b) potwierdzanie zdarzeń związanych z odbieraniem, przekazywaniem i wydawaniem Przesyłek,
c) wprowadzanie danych do systemu informatycznego udostępnionego przez Meest,
d) realizacja usług pobrania,
e) obsługa reklamacji,
f) bieżąca obsługa logistyczna, magazynowa oraz kurierska.
2. Partner nie może wykorzystywać Danych Osobowych do żadnych innych celów, w szczególności marketingowych, statystycznych, analitycznych lub własnych celów biznesowych.
1. Partner może wykonywać wyłącznie następujące operacje na Danych Osobowych:
a) Zbieranie Danych Osobowych,
b) wprowadzanie Danych Osobowych do systemów informatycznych udostępnionych przez Meest,
c) przeglądanie, porządkowanie i aktualizowanie Danych Osobowych,
d) przechowywanie i archiwizowanie Danych Osobowych,
e) wykorzystanie i udostępnienie Danych Osobowych w celu realizacji usługi doręczenia Przesyłki, obsługi reklamacji, rozliczeń finansowych.
f) usuwanie lub zwracanie Danych Osobowych po zakończeniu przetwarzania.
2. Wszelkie operacje wykraczające poza powyższy katalog wymagają uprzedniej pisemnej zgody Meest wyrażonej w formie dokumentowej.
1. Partner:
a) przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Meest – co dotyczy też przekazywania Danych Osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakładają na niego Akty Prawne, w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Partner informuje Meest o tym obowiązku prawnym, o ile Akty Prawne nie zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
b) zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
c) podejmuje wszelkie środki wymagane na mocy Aktów Prawnych, w szczególności stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę powierzonych do przetwarzania Danych Osobowych, odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii Danych Osobowych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć Dane Osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Aktów Prawnych oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w rozdziale VI poniżej oraz w Aktach Prawnych;
e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Meest oraz Podmiotom Współpracującym poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych Aktami Prawnymi;
f) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Meest oraz Podmiotom Współpracującym wywiązać się z obowiązków określonych Aktami Prawnymi, w zakresie w jakim jest to wymagane prawem;
g) udostępnia Meest wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków Partnera, jako podmiotu przetwarzającego Dane Osobowe, wynikających z Aktów Prawnych oraz umożliwia Meest, Podmiotom Współpracującym lub upoważnionym audytorom przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji i przyczynia się do nich, w szczególności na zasadach określonych w rozdziale VII poniżej.
2. Partner każdorazowo poinformuje Meest o wszelkich zdarzeniach stanowiących naruszenie Aktów Prawnych, w szczególności mogących skutkować odpowiedzialnością Meest, Podmiotów Współpracujących lub Partnera na podstawie przepisów związanych z ochroną danych osobowych, nie później niż w terminie 48h od wystąpienia zdarzenia.
3. Partner poinformuje Meest niezwłocznie, tj. nie później niż w terminie 3 dni roboczych, o każdej istotnej zmianie okoliczności przetwarzania Danych Osobowych, która może mieć wpływ na wykonywanie postanowień Umowy Powierzenia.
Partner zobowiązuje się wdrożyć co najmniej następujące środki bezpieczeństwa:
a) Środki techniczne:
1) dostęp do systemu administratora wyłącznie przez indywidualne konta użytkowników,
2) stosowanie silnych haseł oraz ich poufne przechowywanie,
3) zabezpieczenie stanowisk pracy przed dostępem osób nieuprawnionych (blokada ekranu, braku dostępniania urządzeń),
4) korzystanie z aktualnego oprogramowania i podstawowej ochrony antywirusowej.
b) Środki organizacyjne:
1) przetwarzanie danych wyłącznie zgodnie z instrukcjami administratora,
2) upoważnienie i przeszkolenie osób, które wprowadzają dane do systemu,
3) zachowanie poufności danych oraz niewykorzystywanie ich w innych celach,
4) prowadzenie ewidencji osób mających dostęp do przesyłek i danych.
c) Zabezpieczenia dotyczące Przesyłek:
1) przechowywanie Przesyłek oraz związanych z nimi dokumentów w formie papierowej, w szczególności oryginałów potwierdzeń nadania, potwierdzeń odbioru, dokumentów reklamacyjnych oraz innych dokumentów dotyczących przebiegu obsługi Przesyłek (dalej zbiorczo: „Dokumenty”), w wydzielonym, zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione,
2) fizyczna ochrona Przesyłek i Dokumentów przed dostępem osób trzecich (zamknięcie, kontrola dostępu, nadzór),
3) zakaz otwierania Przesyłek, chyba że wynika to z wyraźnego polecenia Meest,
4) prowadzenie rejestru przyjęcia i wydania Przesyłek, jeśli Meest tego wymaga.
1. Partner może powierzyć Dane Osobowe powierzone mu na mocy Umowy Powierzenia podmiotom trzecim tylko i wyłącznie w celu określonym w Umowie Powierzenia, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Meest w formie dokumentowej pod rygorem nieważności.
2. Wrazie powierzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, Partner zapewni by na podmiot trzeci nałożone zostały takie same obowiązki ochrony danych jak w Umowie Powierzenia i Regulaminie. W przypadku niewywiązywania się przez podmiot trzeci z obowiązków ochrony Danych Osobowych, o których w zdaniu poprzedzającym, Partner ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność wobec Meest.
3. Partner zobowiązuje się nie ujawniać środków ochrony i zabezpieczeń stosowanych przez Partnera, Meest i Podmioty Współpracujące w odniesieniu do Danych Osobowych osobom nieupoważnionym.
1. Meest jest uprawniony do samodzielnej kontroli przetwarzania przez Partnera Danych Osobowych zgodnie z Umową Powierzenia (dalej: „Kontrola”). W każdym przypadku Kontroli Meest powiadamia Partnera o zamiar zeprzeprowadzania Kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem, a Partner zobowiązany jest umożliwić przeprowadzenie Kontroli, w szczególności poprzez udostępnienie właściwej dokumentacji i pomieszczeń w zakresie niezbędnym oraz udzielić wszelkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji postanowień Umowy Powierzenia.
2. Partner jest zobowiązany do zastosowania się do zgodnych z Umową Powierzenia i Regulaminem zaleceń Meest dotyczących jakości zabezpieczenia Danych Osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku Kontroli, w terminie wskazanym przez Meest.
3. Partner jest zobowiązany powiadomić Meest o każdej kontroli organu nadzorczego lub innego organu, jeżeli ma ona związek z przetwarzaniem powierzonych Danych Osobowych oraz o każdym piśmie organu nadzorczego lub innego organu dotyczącym powierzonych Danych Osobowych, drogą mailową w terminie do 2 dni od dnia otrzymania odpowiedniego pisma, wezwania lub informacji o planowanej kontroli.
1. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Powierzenia Partner zobowiązany jest zaprzestać przetwarzania Danych Osobowych i w zależności od decyzji Meest zwrócić Meest lub trwale usunąć Dane Osobowe oraz usunąć wszelkie ich istniejące kopie, niezwłocznie, nie później jednak niż w przeciągu 10 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Powierzenia.
2. Przezusunięcie Danych Osobowych rozumieć należy fizyczne zniszczenie nośników Danych Osobowych, a w przypadku danych przechowywanych w systemach komputerowych – ich usunięcie i nadpisanie lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.
3. Usunięcie przez Partnera Danych Osobowych zostanie na żądanie Meest potwierdzone przez Partnera stosownym protokołem.
4. Partner zobowiązuje się do przesłania Meest protokołu wskazanego w ust. 3 powyżej niezwłoczniena żądanie Meest, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania żądania.
5. W przypadku, gdy Partner jest zobowiązany do przekazania Meest fotokopii Dokumentów lub Przesyłek na podstawie Umowy Partnerskiej lub załączników stanowiących jej integralną część, albo gdy Meest zażąda ich przekazania, Partner zobowiązany jest, po dokonaniu przekazania, niezwłocznie usunąć wszelkie posiadane fotokopie, niezależnie od nośnika, na którym zostały utrwalone. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, ust. 3-4 powyżej stosujesię odpowiednio.
1. Partner ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i wszelkich innych osób, przy pomocy których przetwarza Dane Osobowe, jak za własne działania i zaniechania.
2. Partner zwolni Meest z odpowiedzialności wobec osób, których dane są przetwarzane wzwiązku z Umową Powierzenia oraz wobec Podmiotów Współpracujących z tytułu jakiejkolwiek szkody wynikającej lub związanej z naruszeniem przez Partnera jakichkolwiek przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Regulaminu lub postanowień Umowy Powierzenia.
3. Meest nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Powierzenia, z zastrzeżeniem zdania następnego. Meest odpowiada wyłącznieza szkodę wyrządzoną Partnerowi umyślnie.
1. Meest zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu.
2. O każdej zmianie Regulaminu Partner zostanie poinformowany z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres wskazany w Umowie Partnerskiej.
3. W przypadku braku akceptacji zmian w Regulaminie, Partner uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy Powierzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, przy czym wypowiedzenie musi zostać złożone w formie dokumentowej w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie Regulaminu.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.
